1.Εισαγωγή
Η 24 MEDIA ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΨΗΦΙΑΚΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ δραστηριοποιείται με γνώμονα τους κανόνες επαγγελματικής δεοντολογίας, ακεραιότητας, διαφάνειας και ηθικής. Παράλληλα δημιουργεί και υλοποιεί πολιτικές προκριμένου να συμμορφώνεται με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο.
Με την παρούσα Πολιτική Αναφορών η Εταιρεία συμμορφώνεται με την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937, σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ε.Ε., και τον Εθνικό Νόμο 4990/2022. Η Πολιτική Αναφορών αποσκοπεί στη δημιουργία ενός συστήματος εσωτερικής αναφοράς παραβιάσεων των κανόνων δικαίου της Ε.Ε., στην προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις και στην οργάνωση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών.
Η εταιρία επιδεικνύει μηδενική ανοχή σε ενέργειες που μπορεί να διαταράξουν το υγιές εργασιακό της περιβάλλον, να τη βλάψουν και να εκθέσουν σε κίνδυνο τη φήμη και την αξιοπιστία της. Ενθαρρύνει την υποβολή αναφορών, αμέσως μόλις γίνουν αντιληπτές. Όλες οι αναφορές λαμβάνονται σοβαρά υπόψη και διερευνώνται με πλήρη αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία. Η Εταιρία βεβαιώνει ότι όσοι προβαίνουν σε αναφορές ως ορίζεται κατωτέρω, θα προστατεύονται από τυχόν αντίποινα και ότι τα προσωπικά δεδομένα όλων των εμπλεκόμενων μερών προστατεύονται εφαρμόζοντας τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας.
2.Ορισμοί
1. «Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις του παρόντος.
α) «Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) μιας νομικής οντότητας του δημοσίου ή του ιδιωτικού τομέα.
β) «Εξωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).
2. «Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
3. «Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή σε δημόσια αποκάλυψη, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.
4. «Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση, και συνδέεται με εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη.
5. Βάσιμοι λόγοι:η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
6. Δημόσια αποκάλυψη: η απευθείας διάθεση πληροφοριών στο κοινό σχετικά με παραβιάσεις.
7. Διαμεσολαβητής: φυσικό πρόσωπο που βοηθά τον αναφέροντα στη διαδικασία αναφοράς εντός του εργασιακού πλαισίου, η συνδρομή του οποίου πρέπει να είναι εμπιστευτική.
8. Ενέργειες παρακολούθησης: οποιαδήποτε πράξη διενεργεί ο αποδέκτης αναφοράς ή οποιαδήποτε αρχή ή φορέας, στους οποίους παραπέμπεται η αναφορά λόγω αρμοδιότητας, με σκοπό την αξιολόγηση της ακρίβειας των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην αναφορά και την αντιμετώπιση της αναφερόμενης παραβίασης, όπως εσωτερική διερεύνηση, έρευνα, δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων ή περάτωση της διαδικασίας.
9. Ενημέρωση: η παροχή ενημέρωσης στους αναφέροντες για τα μέτρα που προβλέπεται να ληφθούν ή έχουν ληφθεί στο πλαίσιο της παρακολούθησης και για τους λόγους αυτής.
10. Εργασιακό πλαίσιο: τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες στον δημόσιο ή ιδιωτικό τομέα, ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις και στο πλαίσιο των οποίων τα εν λόγω πρόσωπα υπάρχει πιθανότητα να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν.
11. Παραβιάσεις: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
12. Πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις: πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν στον οργανισμό στον οποίο εργάζεται, έχει εργαστεί ή πρόκειται να εργαστεί ή βρίσκεται σε διαπραγματεύσεις για να εργαστεί ο αναφέρων ή σε άλλους φορείς με τους οποίους ο αναφέρων είχε επαφή μέσω της εργασίας του ή επ’ ευκαιρία αυτής, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων.
13. Εξωτερικοί συνεργάτες: Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με την Εταιρία καθώς και το προσωπικό τους και συγκεκριμένα σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές, , πάσης φύσεως συνεργάτες, μέτοχοι κτλ.
14. Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών ή Υ.Π.Π.Α.: Το άτομο που παραλαμβάνει και παρακολουθεί την εξέλιξη των αναφορών.
15. Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών ( Ε.Δ.Α ): Η επιτροπή η οποία έχει αναλάβει τη διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών.
16. Εργαζόμενος: Το πρόσωπο που συμβάλλεται με την εταιρεία με σύμβαση εργασίας ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή το πρόσωπο που συνδέεται με την Εταιρία με άλλη σχέση εργασίας ή το πρόσωπο που αποτελεί εποχικό προσωπικό ή το πρόσωπο που απασχολείται ως ασκούμενος στην Εταιρία.
17. Κανάλια αναφορών: Οι δίαυλοι μέσω των οποίων υποβάλλονται οι αναφορές και περιλαμβάνουν τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την υποβολή αναφορών καθώς και τα άτομα στα οποία μπορούν να απευθυνθούν οι αναφέροντες.
18. Κακόβουλη Αναφορά: Η Αναφορά που γίνεται εν γνώσει του Αναφέροντα ότι δεν είναι αληθής.
19. Καλή πίστη: Η κατάσταση η οποία δημιουργεί στον Αναφέροντα την εύλογη πεποίθηση ότι βασίμως πιστεύει πως οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς.
20. Πλατφόρμα: Η ειδικά σχεδιασμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα που είναι προσβάσιμη διαδικτυακά μέσω υπολογιστή ή κινητής συσκευής.
3. Πεδίο εφαρμογής - Αναφέροντες
Κατά την πολιτική αναφορών, αναφέροντες μπορεί να είναι:
1. Όσοι απασχολούνται στην εταιρεία και έχουν αποκτήσει, στο πλαίσιο της εργασίας τους, πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες αναφέρουν και ιδίως:
αα) εργαζόμενοι, δηλαδή όσοι παρέχουν στην εταιρεία και υπό τις οδηγίες της υπηρεσίες για τις οποίες λαμβάνουν αμοιβή, ανεξάρτητα από το αν η απασχόλησή τους είναι πλήρης ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή, ή αν είναι αποσπασμένοι από άλλον φορέα
αβ) μη μισθωτοί, αυτοαπασχολούμενοι ή σύμβουλοι ή εργαζόμενοι κατ’ οικον
αγ) μέτοχοι και πρόσωπα που ανήκουν στο διοικητικό, διαχειριστικό ή εποπτικό όργανο της εταιρείας, περιλαμβανομένων μη εκτελεστικών μελών, καθώς και εθελοντών και αμειβόμενων ή μη αμειβόμενων ασκούμενων
β) πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν δημόσια πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης, η οποία έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, καθώς και αναφέροντες των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης.
2. Τα μέτρα για την προστασία των αναφερόντων εφαρμόζονται, επίσης, κατά περίπτωση, σε:
α) διαμεσολαβητές,
β) τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και μπορεί να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων, και
γ) προσωπικές επιχειρήσεις ή νομικά πρόσωπα συμφερόντων των αναφερόντων, ή για τις οποίες εργάζονται, ή με τις οποίες συνδέονται με άλλον τρόπο με εργασιακή σχέση.
Οι αναφέροντες παραβιάσεις δικαιούνται προστασίας, εφόσον, κατά τον χρόνο της αναφοράς είχαν βάσιμους λόγους να θεωρούν ότι οι πληροφορίες σχετικά με τις αναφερόμενες παραβιάσεις ήταν αληθείς και εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 4990/2022.
4. Πεδίο εφαρμογής – Είδη Παραβιάσεων
1. Οι αναφορές της παρούσας πολιτικής είναι αποδεκτές όταν αφορούν τα παρακάτω είδη παραπτωμάτων - παραβιάσεων. Οποιοδήποτε άτομο που ανήκει στο «Πεδίο Εφαρμογής Αναφέροντες» αντιληφθεί κάποιο παράπτωμα ή παραβίαση εντός της Εταιρίας για τα παρακάτω είδη παραβιάσεων, θα πρέπει να προβεί άμεσα σε Αναφορά.
α) Παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στους τομείς:
αα) των δημόσιων συμβάσεων,
αβ) των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας,
αγ) της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων,
αδ) της ασφάλειας των μεταφορών,
αε) της προστασίας του περιβάλλοντος,
αστ) της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας,
αζ) της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων,
αη) της δημόσιας υγείας,
αθ) της προστασίας των καταναλωτών,
αι) της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών,
β) Παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα,
γ) Παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρου 26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.
2. Το παρόν πεδίο εφαρμογής δεν θίγει την εφαρμογή διατάξεων σχετικά με:
α) την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών,
β) την προστασία του δικηγορικού και του ιατρικού απορρήτου,
γ) το απόρρητο των δικαστικών διασκέψεων ή άλλων διαδικασιών που από την κείμενη νομοθεσία ορίζονται ως απόρρητες,
δ) τους κανόνες ποινικής δικονομίας,
ε) την άσκηση των δικαιωμάτων των εργαζομένων που αφορούν στην παροχή συμβουλών από τους εκπροσώπους τους ή τις συνδικαλιστικές ενώσεις τους, καθώς και την προστασία έναντι κάθε αδικαιολόγητου επιζήμιου μέτρου, η οποία απορρέει από τις εν λόγω διαβουλεύσεις, καθώς και την αυτονομία των κοινωνικών εταίρων και το δικαίωμά τους να συνάπτουν συλλογικές συμβάσεις, χωρίς να θίγεται το επίπεδο προστασίας που παρέχεται από τον παρόντα.
5. Κανάλια Αναφορών
H Εταιρεία καθιερώνει εύκολα προσβάσιμους διαύλους αναφορών, ενθαρρύνει την υποβολή αναφοράς περιστατικών που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και εγγυάται ότι όλες οι αναφορές που λαμβάνονται αντιμετωπίζονται με εχεμύθεια. Η αναφορά μπορεί να υποβληθεί επώνυμα ή ανώνυμα. Με την υποβολή επώνυμης αναφοράς, δύναται να γνωστοποιηθούν στον αναφερόμενο, εφόσον ζητηθούν από αυτόν, τα προσωπικά στοιχεία του αναφέροντα, υπό τους όρους και τις προϋποθέσεις της ισχύουσας νομοθεσίας περί προσωπικών δεδομένων. Εάν ο αναφέρων δεν επιθυμεί να υποβάλει την αναφορά επώνυμα, έχει την επιλογή να υποβάλει την αναφορά ανώνυμα.
Οι τρόποι υποβολής των αναφορών είναι οι εξής:
1. Μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας για την υποβολή των αναφορών η οποία πληροί όλες τις προδιαγραφές που αφορούν στην ασφάλεια :
• Των πληροφοριακών συστημάτων.
• Των προσωπικών δεδομένων.
• Της εμπιστευτικότητας ή της ανωνυμίας του αναφέροντα εφόσον το επιλέξει .
Η πρόσβαση στην ηλεκτρονική πλατφόρμα είναι διαθέσιμη στην ιστοσελίδα της Εταιρίας και ενθαρρύνουμε τους αναφέροντες να την χρησιμοποιήσουν καθώς αποτελεί το πιο ολοκληρωμένο και ασφαλές μέσο διαχείρισης αναφορών.
2. Εγγράφως, επώνυμα μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση: [email protected]
3. Εγγράφως, επώνυμα ή ανώνυμα μέσω αποστολής ταχυδρομικής επιστολής προς τον Υ.Π.Π.Α. της Εταιρείας στην διεύθυνση: Σμύρνης 26, Ν. Φιλαδέλφεια T.K. 14341 με την ένδειξη «προσωπικό και εμπιστευτικό». Στην επιστολή θα πρέπει να αναγράφεται και η εταιρεία για την οποία γίνεται η αναφορά.
4. Προφορικώς, μέσω τηλεφώνου στο 214 4069004 ή προσωπικής συνάντησης με τον Υ.Π.Π.Α. κατόπιν αίτησης του αναφέροντος.
Ανεξάρτητα του καναλιού αναφοράς όλες οι αναφορές παραλαμβάνονται και διαχειρίζονται από τον Υ.Π.Π.Α. που έχει και την αρμοδιότητα επικοινωνίας με τον αναφέροντα.
6. Κατευθύνσεις για την υποβολή Αναφορών
Ακολουθούν γενικές κατευθύνσεις και οδηγίες για την υποβολή αναφορών:
1. Η Αναφορά του παραπτώματος θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση, αμέσως μόλις αυτό γίνει αντιληπτό.
2. Η Αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή της.
3. Η Αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) το οποίο πιθανόν να υπέπεσε σε κάποιο παράπτωμα, την ημερομηνία/χρονική περίοδο και τόπο όπου έλαβε χώρα το περιστατικό, το είδος του παραπτώματος και όσο το δυνατό πιο αναλυτική περιγραφή του.
4. Προσωπικά δεδομένα ειδικής κατηγορίας και άλλες ευαίσθητες πληροφορίες που δεν σχετίζονται με το περιστατικό δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην Αναφορά.
5. Ο αναφέρων θα πρέπει να έχει βάσιμους λόγους και να θεωρεί ότι κατά τον χρόνο της αναφοράς, οι πληροφορίες σχετικά με τις αναφερόμενες παραβιάσεις ήταν αληθείς και εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 4990/2022.Επίσης δεν θα πρέπει να προβαίνει σε παράνομες ενέργειες που μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο τον εαυτό του, την εταιρία ή κάποιον τρίτο, προκειμένου να αναζητήσει και να συλλέξει περισσότερα στοιχεία για να στηρίξει την Αναφορά του.
6. Ο Αναφέρων θα πρέπει να είναι διαθέσιμος, είτε εμπιστευτικά είτε ανώνυμα μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας αναφορών, να παράσχει περαιτέρω πληροφορίες εφόσον του ζητηθούν.
7. Αρμοδιότητες του Υπεύθυνου Παραλαβής Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)
Ως Υ.Π.Π.Α έχει οριστεί ο κ. Φίλιππος Πάκος και έχει τις εξής αρμοδιότητες:
1. Παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός του φορέα και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο του φορέα.
2. Παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
3. Βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής.
4. Προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθεί της αναφοράς η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.) , ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και την κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στον αναφέροντα ο οποίος, αν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την επανυποβάλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας Ε.Α.Δ., η οποία, λειτουργεί ως εξωτερικός δίαυλος αναφοράς
5. Διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.
6. Παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν.
7. Παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς.
8. Παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορεί να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας Ε.Α.Δ. και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
9. Σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στον φορέα.
Ο Υ.Π.Π.Α.:
1. Ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα.
2. Σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του.
3. Απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.
Η Εταιρία διασφαλίζει ότι εάν ο Υ.Π.Π.Α. εκτελεί και άλλα καθήκοντα, ότι η άσκηση των καθηκόντων αυτών δεν επηρεάζει την ανεξαρτησία τους και δεν οδηγεί σε σύγκρουση συμφερόντων σε σχέση με τα καθήκοντα του.
8.Αρμοδιότητες της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών Ε.Δ.Α
Η διαχείριση των αναφορών που υποβάλλονται μέσω των καναλιών Αναφοράς γίνεται από την Ε.Δ.Α, σύμφωνα με την Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών., και αποτελείται από τα εξής μέλη:
1. Τακτικά μέλη, τα οποία αναλαμβάνουν την διαχείριση όλων των αναφορών πλην των περιπτώσεων που αναλαμβάνουν τα αναπληρωματικά μέλη.
• Πρόεδρος και Διευθύνουσα Σύμβουλος
• Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού
• Οικονομικός Διευθυντής
2. Αναπληρωματικόά μέλοςη, τοα οποίοα αναλαμβάνειουν τα καθήκοντά τους σε περίπτωση που ένα ή περισσότερα τακτικά μέλη απαλλάσσονται των καθηκόντων τους επειδή φέρονται ως εμπλεκόμενοι στην υπό εξέταση αναφορά.
Η Επιτροπή μπορεί να συνεπικουρείται από τρίτα πρόσωπα -είτε υπαλλήλους ή συνεργάτες της Εταιρείας, είτε τρίτους ως προς την Εταιρεία, εξωτερικούς συμβούλους- στην περίπτωση που απαιτείται εξειδικευμένη γνώση για τη διερεύνηση της αναφοράς και την προσήκουσα ολοκλήρωση της διαδικασίας.
9. Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών
Η διαδικασία αναφορών περιγράφεται στα παρακάτω βήματα:
1. Ο αναφέρων υποβάλει την αναφορά σε ένα από τα κανάλια αναφοράς.
2. Ο Υ.Π.Π.Α παραλαμβάνει την αναφορά και επιβεβαιώνει στον αναφέροντα για την παραλαβή της εντός 7 ημερών.
3. Ο Υ.Π.Π.Α αξιολογεί την αναφορά εάν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του του Νόμου και την προωθεί στην Ε.Δ.Α.
4. Εάν δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου ενημερώνει την Ε.Δ.Α. και εφόσον δεν υπάρχει διαφορετική αξιολόγηση από την Ε.Δ.Α. περαιώνει την διαδικασία και ενημερώνει τον αναφέροντα.
5. Εάν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου, προωθεί την αναφορά στην Ε.Δ.Α η οποία αναλαμβάνει την διαχείριση της διερεύνησης της αναφοράς εντός του οργανισμού. Εάν ο αναφερόμενος είναι μέλος της Ε.Δ.Α τότε απαλλάσσεται των καθηκόντων του και στην θέση του ορίζεται ένα από τα αναπληρωματικά μέλη.
6. Ο Υ.Π.Π.Α ενημερώνει τον αναφέροντα ότι η αναφορά του έγινε αποδεκτή.
7. Διενεργείται η διερεύνηση της αναφοράς.
8. Η Ε.Δ.Α. ενημερώνει τον Υ.Π.Π.Α σε τακτά χρονικά διαστήματα για την πορεία των ερευνών ο οποίος οφείλει να ενημερώσει τον αναφέροντα το αργότερο 3 μήνες μετά την παραλαβή της αναφοράς, για τα αποτελέσματα της έρευνας ακόμη και εάν η έρευνα δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί.
9. Με την ολοκλήρωση της διερεύνησης η Ε.Δ.Α. ενημερώνει τον Υ.Π.Π.Α και αυτός με την σειρά του τον αναφέροντα για τα τελικά αποτελέσματα της έρευνας.
10.Δικαιώματα Αναφέροντα και Αναφερόμενου
Ο Αναφέρων έχει δικαίωμα να ενημερωθεί τόσο για την παραλαβή της Αναφοράς του (το αργότερο εντός 7 εργασίμων ημερών) όσο και για το αποτέλεσμα της διερεύνησης (το αργότερο εντός 3 μηνών).
Ο αναφέρων έχει δικαίωμα να υποβάλει την αναφορά απευθείας στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.), σύμφωνα με τα άρθρα 11 και 12 του Ν. 4990/2022, όταν εύλογα θεωρεί ότι δεν μπορεί να αντιμετωπισθεί αποτελεσματικά από τον Υ.Π.Π.Α., ή υπάρχει κίνδυνος αντιποίνων.
Επιπλέον, ο αναφέρων έχει το δικαίωμα να προβεί σε δημόσια αποκάλυψη σχετικά με την παραβίαση, εφόσον πληρούται μία από τις ακόλουθες προϋποθέσεις, σύμφωνα με το άρθρο 13 του Ν. 4990/2022:
α) το πρόσωπο υπέβαλε πρώτα αναφορά εσωτερικά στην Εταιρεία και εξωτερικά στην Ε.Α.Δ., ή κατευθείαν εξωτερικά στην Ε.Α.Δ., αλλά δεν ανελήφθη καμία ενδεδειγμένη ενέργεια ως ανταπόκριση στην αναφορά εντός τριών (3) μηνών από τη βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς ή την άπρακτη πάροδο των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της, όσον αφορά την αναφορά που υπεβλήθη εσωτερικά στην Εταιρεία, και εντός τριών (3) μηνών ή έξι (6) μηνών σε ειδικώς αιτιολογημένες περιπτώσεις, όσον αφορά την αναφορά στην Ε.Α.Δ., ή
β) το πρόσωπο έχει βάσιμους λόγους να πιστεύει ότι η παραβίαση μπορεί να συνιστά κίνδυνο για το δημόσιο συμφέρον, ή όταν υπάρχει κατάσταση έκτακτης ανάγκης ή κίνδυνος μη αναστρέψιμης βλάβης, ή, σε περίπτωση αναφοράς στην Ε.Α.Δ., υπάρχει κίνδυνος αντιποίνων, ή υπάρχει μικρή προοπτική να αντιμετωπισθεί αποτελεσματικά η παραβίαση, λόγω των ιδιαίτερων περιστάσεων της υπόθεσης, όπως όταν αποδεικτικά στοιχεία μπορεί να συγκαλυφθούν ή να καταστραφούν ή όταν οποιαδήποτε αρχή ή φορέας μπορεί να βρίσκεται σε αθέμιτη σύμπραξη με τον υπαίτιο της παραβίασης ή να είναι αναμεμειγμένη στην παραβίαση…
11.Προστασία Αναφερόντων
Οι αναφέροντες παραβιάσεις δικαιούνται προστασίας, εφόσον, κατά τον χρόνο της αναφοράς είχαν βάσιμους λόγους να θεωρούν ότι οι πληροφορίες σχετικά με τις αναφερόμενες παραβιάσεις ήταν αληθείς και εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 4990/2022
Στο πλαίσιο αυτό απαγορεύεται κάθε είδους αρνητική συμπεριφορά σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει Αναφορά, ακόμα και εάν η Αναφορά του αποδειχθεί, εκ του αποτελέσματος, εσφαλμένη. Η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών και η Διοίκηση διασφαλίζει την μη ύπαρξη αντιποίνων στην περίπτωση που οποιοσδήποτε με καλή πίστη υποβάλει Αναφορά. Πιο συγκεκριμένα η Εταιρία δεσμεύεται ότι οι εργαζόμενοι που έχουν υποβάλει Αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή απειλές και ενέργειες αντεκδίκησης ως αποτέλεσμα της Αναφοράς τους. Επίσης, δεν επιτρέπονται αδικαιολόγητες αλλαγές στη σχέση εργασίας ως αποτέλεσμα της Αναφοράς (π.χ. απόλυση, υποβιβασμός ή στέρηση προαγωγής, μείωση μισθού, αλλαγή τόπου εργασίας, αφαίρεση καθηκόντων, μεταβολή ωραρίου εργασίας κ.λπ.). Σε περίπτωση κακόβουλης Αναφοράς η παραπάνω προστασία δεν υφίσταται.
Το ίδιο επίπεδο προστασίας ισχύει και για τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων.
Σε περίπτωση που ο Αναφέρων είναι εξωτερικός συνεργάτης, δεν επιτρέπεται η πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ως αποτέλεσμα της Αναφοράς.
Οποιαδήποτε πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στην Ε.Δ.Α., θα διερευνάται από αυτήν και θα επιλύεται. Αν από την έρευνα προκύψει ότι πράγματι υπήρξαν αντίποινα, θα επιβληθούν πειθαρχικά μέτρα σε βάρος αυτού που τα διέπραξε. Αυτός ο οποίος κατηγορείται ότι διέπραξε τα αντίποινα έχει το βάρος της απόδειξης ότι οι ενέργειές του δεν σχετίζονται με την Αναφορά στην οποία προέβη ο εργαζόμενος.
12.Εμπιστευτικότητα Ανωνυμία
Η Εταιρία ενθαρρύνει τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συνεργάτες να εκφράζουν τις ανησυχίες τους για πιθανά παραπτώματα μέσω των υπαρχόντων καναλιών Αναφοράς. Επίσης, δεσμεύεται ότι θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια, και θα λάβει κάθε πρόσφορο μέτρο ώστε να προστατεύσει την ταυτότητα τόσο του Αναφέροντα όσο και των ατόμων που περιλαμβάνονται στις αναφορές και να χειριστεί την υπόθεση με πλήρη εμπιστευτικότητα και εχεμύθεια.
Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και κάθε είδους πληροφορίες που οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του αναφέροντος, δεν αποκαλύπτονται σε οποιονδήποτε άλλον πέρα από τα εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, ή να παρακολουθούν τις αναφορές, δηλαδή πέραν των μελών της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών, του Υπεύθυνου Διερεύνησης, της Ομάδας Διερεύνησης συμπεριλαμβανομένων τυχόν εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων, που έχουν κληθεί ειδικά για τη διερεύνηση του περιστατικού. Η ταυτότητα του αναφέροντος και κάθε άλλη πληροφορία μπορεί να αποκαλύπτεται μόνο στις περιπτώσεις που απαιτείται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο, στο πλαίσιο ερευνών αρμόδιων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών, και εφόσον αυτή είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του παρόντος ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του αναφερομένου, και υπό τις πρόσθετες προϋποθέσεις του Ν. 4990/2022.
13.Προσωπικά Δεδομένα
Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την παρούσα πολιτική πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα καθώς και την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της Εταιρίας. Τα δεδομένα όλων των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε Αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της Αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό.
Η Εταιρία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της Εταιρίας.
Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την Αναφορά δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται.
Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού, όπως για παράδειγμα τα μέλη της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών, ο Υπεύθυνος Διερεύνησης και η Ομάδα Διερεύνησης, συμπεριλαμβανομένων εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων.
Τα προσωπικά δεδομένα και το υλικό που προέκυψε κατά την διάρκεια της διαχείρισης της αναφοράς διαγράφονται σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας που ξεκίνησε με βάση την Αναφορά.
14.Ενημέρωση και εκπαίδευση
Η Εταιρία διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα ενημερώνονται και εκπαιδεύονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής και για κάθε νέα αναθεώρηση της.
Οι εξωτερικοί συνεργάτες δεσμεύονται να προβούν σε σχετική ενημέρωση του προσωπικού τους. Αυτή θα γίνει κυρίως με την ανάδειξη της παρούσας πολιτικής αναφορών και συμπληρωματικά με τη παροχή υλικού που θα τους παράσχει η Εταιρία.
Οι δράσεις ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης θα είναι συνεχείς τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά, προκειμένου, να εδραιωθεί μια θετική εταιρική κουλτούρα για την υποβολή αναφορών, που θα υποστηρίξει τις αρχές της ακεραιότητας, της εντιμότητας και της διαφάνειας.